Zasady wyliczania ekwiwalentu za urlop

Jeśli chodzi o zasady obliczania należnej kwoty pieniężnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, to reguluje je rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.).

W myśl przywołanego aktu prawnego przy ustalaniu podstawy jego wymiaru winniśmy brać pod uwagę zarówno składniki o charakterze stałym jak i zmiennym, uwzględniając:

stałe składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,
zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. dodatek za pracę w porze nocnej, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, premie regulaminowe) – w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli pracownik nie przepracował wspomnianego okresu to dokonujemy tzw. dopełnienia podstawy, polegającego na podzieleniu faktycznie uzyskanego przez niego wynagrodzenia przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało i pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Z tej grupy składników wyłączamy (analogicznie jak przy wynagrodzeniu urlopowym) m.in.: wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, premie uznaniowe gdy nie mają charakteru roszczeniowego, nagrody z zakładowego funduszu nagród, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
składniki płacowe przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop poprzedzający miesiąc uzyskania prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełen bądź pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne – przy ustalaniu tej podstawy uwzględnia się najbliższe miesiące, za które to wynagrodzenie przysługiwało.

Obliczanie należnej kwoty omawianego ekwiwalentu pieniężnego polega w istocie na:

ustaleniu średniej miesięcznej podstawy obliczeń,
skalkulowaniu kwoty za 1 godzinę przez podzielenie ww. podstawy przez współczynnik do ekwiwalentu wynoszący w 2016 r. 21 (przy pracownikach zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik ten ustala się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy), a później przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy konkretnego pracownika (zazwyczaj będzie to 8),
obliczeniu należnego ekwiwalentu przez pomnożenie stawki za 1 godzinę przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego (pamiętajmy, że jeden dzień urlopu to 8 godzin).

Warto tu wspomnieć, iż obowiązujące do 2 listopada 2009 r. przepisy rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop jednoznacznie wskazywały, iż ekwiwalent pieniężny za godzinę niewykorzystanego urlopu obliczało się, dzieląc przeciętne wynagrodzenie danego pracownika za jeden dzień przez osiem godzin, czyli przez odnoszącą się do większości pracowników dobową normę czasu pracy. Prowadziło to do nieuzasadnionego zaniżania ekwiwalentu osobom, świadczącym pracę na mocy odrębnych uregulowań krócej niż 8 godzin dziennie. Chodzi tu np. o:

niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym i znacznym – z 7-godzinną normą dobową (art. 15 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych),
niektórych osób zatrudnionych w zakładach opieki zdrowotnej – z normami dobowymi wynoszącymi od 5 godzin do 7 godzin 35 minut (art. 32g ustawy z 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej).

Wprowadzona od 3 listopada 2009 r. nowelizacja ww. rozporządzenia przewiduje dla wymienionych osób korzystniejsze rozwiązanie, w myśl którego dla potrzeb skalkulowania ekwiwalentu, przeciętne wynagrodzenia za jeden dzień powinno być dzielone przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy konkretnego pracownika.

Współczynnik urlopowy w 2016 r. wynosi dla zatrudnionego:

● na 1/2 etatu – 10,50 (1/2 x 21),

● na 3/4 etatu – 15,75 (3/4 x 21),

● na 1/3 etatu – 7 (1/3 x 21),

● na 1/4 etatu – 5,25 (1/4 x 21).

Przy wypłacie ekwiwalentu powinniśmy stosować współczynnik ekwiwalentowy z tego roku, w którym ekwiwalent jest wypłacany.

PRZYKŁAD

W dniu 8 stycznia 2009 r. doszło do rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy w związku z jego przejściem na rentę. Na koncie urlopowym pracownika pozostało 45 dni (360 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Pracownik zatrudniony był na pełnym etacie i wynagradzano go według stawki godzinowej. Ponieważ od 1 lipca 2007 r. nie wykonywał on pracy z uwagi na wypadek przy pracy, ostatnimi miesiącami, za które uzyskał wynagrodzenie za pracę były: kwiecień, maj i czerwiec 2007 r. Uwzględniając należne kwoty za przepracowane w tym okresie godziny nadliczbowe łączne wynagrodzenie wynosiło: za 04/2007 – 2.104,75 zł, za 05/2007 – 2.334,85 zł, za 06/2007 – 2.480,67 zł. Pracownikowi wypłacono ekwiwalent pieniężny za urlop w wysokości 4.924,80 zł, co wynika z wyliczenia:

(2.104,75 zł + 2.334,85 zł + 2.480,67 zł) : 3 miesiące = 2.306,76 zł,

2.306,76 zł : 21,08 = 109,43 zł,

109,43 zł : 8 = 13,68 zł,

13,68 zł x 360 godz. = 4.924,80 zł.

Podstawa prawna:

art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),

§ 14-19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.).